Como a Melhoria Contínua pode ajudar a tornar a sua empresa competitiva?

Atualmente, para uma empresa evoluir, é essencial que procure constantemente desenvolver os seus processos, produtos e serviços de forma a manter-se competitiva no mercado.

A Melhoria Contínua tem vindo a ser adotada por várias organizações como fator diferenciador, uma vez que permite o aumento da eficácia, qualidade e produtividade das equipas, também como a redução dos custos e eliminação de desperdício.
Como o próprio nome indica, Melhoria Contínua caracteriza-se por uma filosofia de procura constante pela melhoria nas várias áreas da empresa e com o comprometimento de todos os colaboradores.

Por onde começar?
1. Garantir o comprometimento da gestão de topo (liderança da empresa);
2. Definir a estratégia e os objetivos da empresa a curto, médio e longo prazo e partilhar os mesmos com a equipa (poderá ser usado o Hoshin Kanri), de forma a que os departamentos estejam alinhados;
3. Criar equipa(s) orientadas para a implementação da filosofia;
4. Definir espaço reservado ao desenvolvimento de ações relacionadas com a temática;
5. Fazer pequenas melhorias frequentemente;
6. Reconhecer e valorizar as melhorias alcançadas;
7. Desenvolver as competências dos colaboradores;
8. Criar rotinas de melhoria contínua;
9. Utilizar ferramentas adequadas para análise de problemas ou oportunidades de melhoria;
10. Medir os indicadores (KPI’s), os resultados e os desvios obtidos.

Para a verdadeira mudança surgir, é necessário um real comprometimento dos elementos do nível de liderança, que deverão inspirar e incutir uma nova forma de pensar dos colaboradores. Para isso, os líderes devem ser animadores nesta implementação, alinha-la com a estratégia e objetivos da empresa e observar de perto a mudança no terreno.

Além disso, é recomendável a criação de uma equipa direcionada para a realização das ações levadas a cabo nesta vertente, nomeadamente:

• Formação contínua
• Adoção de rotinas
• Desenvolvimento de documentos e informação de suporte para as equipas
• Promoção de projetos disruptivos
• Dinamização da cultura de melhoria contínua na organização.

NA BARPA, criámos várias ações e rotinas no âmbito da Melhoria Contínua, que têm trazido benefícios na gestão das equipas, apoio no cumprimento do planeamento, na melhoria da comunicação interna e na partilha de ideias por parte de todos.

De forma a existir um espaço destinado ao progresso do projeto de Melhoria Contínua na empresa, foi designada uma área intitulada de “Sala Obeya”, também conhecida como “centro de comando de Melhoria Contínua”. Este lugar é disponível a todos os elementos da organização e serve para a realização de reuniões de acompanhamento do projeto e sessões de brainstorming para resolução de problemas ou identificação de possíveis melhorias. Deve ainda incluir informação de forma visual, sobre os vários indicadores da empresa e ações do projeto, promovendo a transparência e dinamização do mesmo.

Foram implementados Quadros de Equipa em todos os departamentos, onde está exposta e é gerida informação relevante para o seu dia-a-dia. Estes artefactos são um reflexo das equipas e podem conter dados como identificação dos membros, propósito e valores, Indicadores (KPI’s) e objetivos, planeamento de tarefas (Kamishibai ou Kanban Board), tabela de competências, sistema de sugestões de melhoria, etc.

Posteriormente, iniciou-se o Kaizen diário/semanal (Daily Kaizen) nos vários departamentos com o objetivo de fazer o arranque diário e perceber as prioridades das equipas, assim como as principais dificuldades e problemas encontrados até ao momento. Deverá ser curta, realizada em pé e frente ao Quadro de Equipa de forma a analisar a informação nela contida.

Como apoio à manutenção das práticas implementadas, poderá ser relevante a criação de documentos de suporte relativos a normas a adotar na organização, como por exemplo, sobre Reuniões Produtivas, Resolução Estruturada de Problemas, utilização do Sistema de Sugestões de Melhoria, entre outras. Ainda, a preparação de guiões de aplicação de ferramentas associadas à Melhoria Contínua, Lean ou Qualidade, para apoio a:

• Resolução de problemas (Ciclo PDCA, Diagrama Ishikawa, 5 Porquês, Relatório A3)
• Organização de espaços de trabalho (5S)
• Padronização (Instruções de trabalho, Ciclo SDCA)
• Planeamento (Kamishibai, Kanban Board)
• Acompanhamento das equipas (Gemba Walk, 5W2H)
• Momentos de criatividade (Brainstorming)

A implementação de uma cultura de Melhoria Contínua, além de motivar as equipas a tornarem os métodos de trabalho utilizados mais eficazes, leva ao atingimento de melhores resultados com menos recursos. Esta filosofia impulsiona as empresas a irem mais além do que é expectável uma vez que todos os dias, todos os colaboradores são desafiados a fazerem melhor que no dia anterior. Luta-se constantemente por eliminar desperdício, reduzir gastos desnecessários, aumentar o lucro, aumentar a satisfação dos colaboradores, dos clientes e dos fornecedores e a ser-se mais produtivo.

Desta forma, a Melhoria Contínua deixará de ser um fator diferenciador das organizações, passando a ser uma questão de sobrevivência para as mesmas.