Melhoria Contínua em Ação: Como implementar os 4 níveis de Kaizen

Na barpa, acreditamos que o crescimento acontece todos os dias, e é por isso que a Melhoria Contínua faz parte do nosso dia-a-dia. Guiados pela filosofia Kaizen — uma abordagem de evolução diária — procuramos otimizar processos, simplificar tarefas, fortalecer as equipas e, acima de tudo, criar um ambiente positivo e produtivo.

Para concretizar esta filosofia, estamos a implementar os níveis de Kaizen, que vão do Kaizen nível 1 ao Kaizen nível 4, cada um focado numa área essencial: organização da equipa, organização do espaço de trabalho, padronização e resolução estruturada de problemas. Neste momento, estamos a trabalhar no Kaizen nível 3 (Padronização), assegurando ao mesmo tempo a continuidade dos níveis anteriores. Esta dedicação traz benefícios tanto para a nossa equipa como para a experiência dos nossos clientes e parceiros.

A seguir, explicaremos como cada um dos níveis de Kaizen contribui para alcançar estes objetivos.

Kaizen nível 1: Organização da Equipa

O primeiro passo é organizar e alinhar as equipas. Garantimos que todos estão a par dos objetivos e que existe uma comunicação próxima e constante. Uma prática essencial são as reuniões diárias (ou Kaizen Diário), realizadas junto aos Quadros de Equipa, onde partilhamos prioridades, discutimos desafios e celebramos sucessos.

Ferramentas associadas:

• Quadros de Equipa: Onde os colaboradores visualizam os objetivos, os indicadores de desempenho (KPI’s) e o planeamento das prioridades.
• Sistema de Sugestões de Melhoria: Um espaço para que todos possam contribuir com ideias para melhorar os processos e criar um ambiente onde cada voz é ouvida.

Benefícios:

• Assegura um alinhamento e uma colaboração próximos, mantendo a equipa informada e motivada.
• Facilita a identificação rápida de melhorias, criando um ambiente de inovação contínua.

Kaizen nível 2: Organização do Espaço de Trabalho

Um ambiente de trabalho organizado é essencial para a produtividade e segurança. No segundo nível de Kaizen, aplicamos o método 5S, assegurando um espaço de trabalho funcional, seguro e agradável para todos. Como apoio, utilizamos uma Checklist de Inspeção 4S, que verifica se os primeiros quatro “S” do método (Seiri, Seiton, Seiso e Seiketsu) estão bem implementados, reforçando a eficiência e a consistência da organização. Adicionalmente, uma Matriz de Responsabilidades clarifica as responsabilidades de cada membro da equipa nas atividades de organização, promovendo a responsabilização e o envolvimento de todos.

Ferramentas associadas:

• Checklist de Inspeção 4S: Um guia de verificação que assegura a aplicação dos quatro primeiros S’s e identifica oportunidades de melhoria.
• Matriz de Responsabilidades: Especifica as responsabilidades de cada membro, garantindo clareza e compromisso com a manutenção do espaço de trabalho.

Kaizen nível 3: Padronização

No terceiro nível, que como referido, está agora em fase de implementação, procuramos garantir que os nossos processos são consistentes e eficientes. A padronização assegura que as melhores práticas são partilhadas por todos, promovendo um serviço de qualidade e fiável. A documentação das instruções de trabalho/procedimentos operativos permite que todos compreendam claramente as suas funções e que novos colaboradores se integrem mais rapidamente.

Ferramentas associadas:

• Instruções de Trabalho/Procedimentos Operativos: Que detalham os passos de cada tarefa para garantir uma execução eficiente e consistente.
• Fluxos de Processo: Representações visuais dos processos, que simplificam o entendimento e a formação de todos os colaboradores.

Benefícios:

• Reduz a margem para erros e assegura uma qualidade uniforme em todos os níveis de operação.
• Facilita o onboarding de novos colaboradores, garantindo que se sentem integrados e confiantes rapidamente.

Kaizen nível 4: Resolução Estruturada de Problemas

O último nível de Kaizen foca-se em resolver problemas de forma estruturada e preventiva. Ainda estamos a explorar as ferramentas mais adequadas, mas o objetivo é desenvolver uma capacidade de identificar as causas dos problemas e evitar que se repitam. Ferramentas como o PDCA e os 5 Porquês são exemplos de metodologias que estamos a considerar para fortalecer a nossa abordagem de resolução de problemas.

Possíveis ferramentas associadas:

• PDCA, Diagrama de Ishikawa, 5 Porquês: Ferramentas para ajudar na análise das causas e na criação de soluções sustentáveis.

Benefícios:

• Evita a repetição de problemas e fortalece a capacidade da equipa para encontrar soluções eficazes.
• Promove uma cultura de resolução proativa e incentiva todos a participarem na melhoria contínua.

Implementação dos Níveis de Kaizen na barpa

Atualmente, estamos focados no desenvolvimento do Kaizen nível 3 (Padronização), enquanto mantemos e aprimoramos os níveis já implementados. Esta jornada é acompanhada por uma equipa dedicada à Melhoria Contínua, que oferece formação, orientação e apoio a todos os departamentos.